Afin d’accompagner et de soutenir les entreprises dans leurs activités quotidiennes, les outils numériques se spécialisent pour répondre à leurs besoins. Dans cette optique, la GED prend en charge la digitalisation et la gestion des documents. Garantir son déploiement dans de bonnes conditions nécessite une préparation en amont de votre projet.
Principes et avantages de la GED en entreprise
La GED réalise la dématérialisation des documents administratifs. Cependant, elle assure également leur stockage et propose des outils d’accessibilité pour les rendre consultables ultérieurement. La mutualisation des informations à travers une unique source documentaire améliore l’organisation interne de votre société.
Cela passe par la transversalité des communications entre services, la gestion de projets et une gouvernance en adéquation avec votre stratégie entrepreneuriale. Selon le prestataire choisi, l’offre est modulable. Ceci permet ainsi d’englober tous vos besoins, ou de fournir un service ciblé sur des fonctionnalités précises. Le système est particulièrement adapté à une approche SaaS (Software as a Service).
Réussir la mise en place de la GED en identifiant ses compétences et son organisation de travail
Pour le déploiement de la gestion électronique des documents au sein de votre structure professionnelle, il est important de vous attarder sur vos habitudes organisationnelles. Cela passe par les méthodes de travail pratiquées, notamment en ce qui concerne le classement ou le transfert de fichiers entre plusieurs sites ou services.
L’identification des besoins et des enjeux assure une mise en place effective. Pensez aussi à cibler les différents corps de métiers et les compétences pour proposer des outils adaptés à chaque service. À titre d’exemple, un bureau d’études est enclin à utiliser une GED technique pour la gestion de projets.
Bénéficier de services et de formations pour préparer l’utilisation de la GED en interne
Le choix du prestataire a également son importance dans la réussite de votre projet. Son expertise doit être associée à des services d’accompagnement. Cela passe, entre autres, par la maintenance du système, mais aussi par des formations dispensées au personnel. Ces dernières sont essentielles pour que vos salariés maîtrisent d’emblée les fonctionnalités et les possibilités de la GED après son déploiement.
La gestion électronique des documents est une solution numérique pérenne et performante pour les professionnels, quel que soit leur secteur d’activité. Afin de bénéficier de ses avantages pratiques et techniques immédiatement, il convient de bien préparer ses services à son déploiement et à son utilisation. Par exemple, alternez entre sessions de sensibilisation et formation pour les employés.
